L’UX/UI au service de la gestion des affaires du SEDIF
Dans un contexte où les applications métiers doivent s’adapter en permanence aux évolutions des usages, à la modernisation des systèmes et aux exigences des utilisateurs, la refonte d’un outil stratégique comme Gestion des Affaires représente un véritable défi. Le SEDIF, Syndicat des Eaux d’Île-de-France, a fait appel à bluexml pour repenser en profondeur cette application essentielle, intégrée à leur instance GED Alfresco.
Plutôt que de se limiter à une simple mise à jour technique, ce projet a été l’occasion de repenser l’expérience utilisateur dans sa globalité. Grâce à une approche UX/UI centrée métier, alliant expertise, co-construction et accompagnement au changement, cette refonte a permis de moderniser l’application tout en renforçant l’implication des utilisateurs.
Une collaboration centrée métier et guidée par l’UX
Depuis plusieurs années, bluexml accompagne le SEDIF (Syndicat des Eaux d’Île-de-France) dans l’évolution de sa GED basée sur Alfresco. Cette collaboration de confiance s’est récemment traduite par un projet stratégique : la refonte complète de l’application « Gestion des Affaires », intégrée à l’instance eDoc du SEDIF.
Ce projet, à la fois technique et métier, a été l’occasion de mettre en œuvre une approche UX/UI centrée sur les usages réels des utilisateurs, en co-construction avec les équipes du SEDIF. Retour sur une collaboration structurante, tournée vers la modernisation, l’autonomie des métiers et la pérennité technique.
Un besoin de modernisation au cœur de la réflexion
L’application Gestion des Affaires joue un rôle clé dans le suivi et la gestion des projets internes du SEDIF. Cependant, l’évolution des usages et l’obsolescence de certaines fonctionnalités rendaient une refonte indispensable, tant sur le plan fonctionnel que technique.
Les principaux objectifs de cette refonte étaient les suivants :
- Revoir les usages pour les adapter aux besoins actuels et supprimer les fonctionnalités devenues inutiles ou trop complexes.
- Simplifier l’administration de l’application, notamment en facilitant la gestion des droits et des accès pour offrir plus d’autonomie aux utilisateurs « métier ».
- Remplacer le portail Alfresco Share, destiné à être décommissionné, par une solution plus moderne, basée sur le framework ADF (Alfresco Development Framework), garantissant une meilleure maintenabilité et évolutivité.
Une approche UX/UI pour une refonte réussie
Plutôt que de se contenter d’une simple mise à jour technique, le SEDIF et bluexml ont choisi de construire une nouvelle expérience utilisateur, en s’appuyant sur une démarche UX/UI impliquant directement les utilisateurs finaux.
Des ateliers UX pour repenser les usages
Dès les premières phases du projet, notre UX designer a animé des ateliers avec les utilisateurs métiers pour analyser en profondeur les besoins, les frustrations et les attentes vis-à-vis de l’outil actuel.
Ces ateliers ont permis :
- D’identifier les points forts à conserver,
- De mettre en lumière les zones de friction ou d’incompréhension dans les parcours utilisateurs,
- Et de co-construire des pistes d’amélioration réalistes et adaptées aux usages quotidiens des équipes du SEDIF.
Cette démarche d’écoute et d’analyse a été essentielle pour définir les contours fonctionnels de la nouvelle version de l’application.
Des maquettes UI conçues en collaboration étroite
Sur la base de ces enseignements, notre UI designer a travaillé main dans la main avec l’UX designer et l’équipe de développement pour concevoir des interfaces claires, intuitives et esthétiques, facilitant la prise en main de l’application.
Chaque maquette a fait l’objet de retours utilisateurs et d’ajustements progressifs, assurant une parfaite adéquation entre l’outil et les usages quotidiens.
Une conduite du changement plébiscitée
L’un des facteurs clés de réussite de ce projet a été la forte implication des métiers tout au long du processus. En les intégrant dès le départ à la réflexion sur les besoins et à la construction des nouvelles interfaces, nous avons transformé un projet technique en un véritable levier d’appropriation et d’engagement.
La conduite du changement, assurée par nos équipes en collaboration avec les responsables métier du SEDIF, a permis :
- Une meilleure compréhension des enjeux du projet,
- Une adhésion progressive aux nouveaux usages proposés,
- Et une montée en compétence des utilisateurs, devenus acteurs à part entière de la transformation.
Les retours que nous avons reçus sont sans équivoque : cette démarche participative a renforcé la dynamique interne autour du projet et a favorisé une appropriation naturelle de la nouvelle application.
Une transition technologique maîtrisée
Sur le plan technique, cette refonte a permis :
- Le décommissionnement progressif d’Alfresco Share, au profit d’un portail personnalisé basé sur ADF, plus moderne et adapté aux besoins spécifiques du SEDIF.
- La simplification et la rationalisation des droits d’accès et des rôles utilisateurs, avec des interfaces de gestion beaucoup plus accessibles pour les profils non techniques.
- Une meilleure modularité de l’architecture applicative, facilitant les évolutions futures.
Ce virage technologique s’inscrit dans la volonté du SEDIF de moderniser durablement son système d’information documentaire, tout en s’appuyant sur un socle technologique éprouvé, sécurisé et évolutif.
Success story
Ce projet de refonte est également le reflet d’une collaboration fluide et de confiance entre le SEDIF et bluexml. Chacun des acteurs, des équipes métiers aux développeurs, en passant par les designers UX/UI, a apporté son expertise et son énergie pour faire émerger une solution aboutie et partagée.
Chez bluexml, nous croyons fermement que la réussite d’un projet ne repose pas seulement sur la technologie, mais surtout sur :
- Une écoute active des besoins métiers,
- Une approche UX structurée,
- Et une implication constante des utilisateurs.
Le SEDIF a su pleinement s’engager dans cette dynamique, ce qui a permis de co-construire une solution pertinente, robuste et tournée vers l’avenir.
