L’importance de l’UX/UI design dans les projets de GED et de BPM
Qu’est-ce que l’UX et l’UI design ?
L’UX design (User Experience design) et l’UI design (User Interface design) sont deux disciplines complémentaires qui placent l’utilisateur au centre de la conception d’un produit numérique.
L’UX design vise à comprendre les besoins, attentes et comportements des utilisateurs afin de concevoir des interfaces simples, efficaces et agréables à utiliser.
L’UI design, quant à lui, s’attache à la dimension visuelle et interactive : typographie, couleurs, icônes, hiérarchie et cohérence graphique.
Ensemble, ces approches permettent de créer des solutions intuitives et performantes. Le rôle de l’UX UI designer est donc de garantir une expérience fluide, fonctionnelle et esthétique à chaque étape du parcours utilisateur.
L’apport de l’UX design dans un projet de BPM
Dans un projet de Business Process Management (BPM), l’UX design joue un rôle essentiel pour rendre les processus métiers plus compréhensibles et plus efficaces. Grâce à une approche centrée sur l’humain, l’UX permet de :
- Identifier les points de blocage dans les workflows existants,
- Simplifier la navigation entre les étapes du processus,
- Clarifier les actions et responsabilités de chaque utilisateur,
- Améliorer la productivité et l’adhésion des équipes.
L’intégration de l’UX design dans le BPM garantit donc des processus mieux structurés, alignés sur les usages réels et plus faciles à adopter.
L’apport de l’UI design dans un projet de GED
L’UI design est un atout majeur dans les projets de Gestion Électronique de Documents (GED). Il permet de rendre les interfaces plus accessibles et les fonctionnalités plus lisibles, en facilitant notamment :
- La recherche et la consultation de documents,
- La compréhension des métadonnées,
- La navigation dans l’arborescence documentaire,
- La gestion des droits et des workflows.
Une interface claire et cohérente améliore la prise en main du système documentaire et réduit les erreurs d’utilisation.
Une UI bien pensée, c’est une GED plus performante et des utilisateurs plus autonomes.
La collaboration entre développeurs et UX/UI designers
Le succès d’un projet numérique repose sur une collaboration étroite entre développeurs et UX/UI designers.
Ces deux métiers, complémentaires, travaillent main dans la main pour concilier exigences techniques et attentes des utilisateurs. L’UX/UI designer anticipe les contraintes de développement tout en assurant la cohérence et la fluidité de l’interface. Les développeurs, de leur côté, garantissent la performance, la stabilité et la faisabilité technique des maquettes. Cette collaboration favorise une approche agile et garantit un produit final à la fois robuste, ergonomique et agréable à utiliser.
La conduite du changement grâce à l’UX
Intégrer une nouvelle solution GED ou BPM implique souvent une transformation des habitudes de travail. L’UX design contribue activement à cette conduite du changement en impliquant les utilisateurs dès le début du projet. À travers des ateliers, des tests utilisateurs ou des prototypes interactifs, les équipes participent à la conception et comprennent progressivement le fonctionnement du futur outil. Cette implication renforce leur adhésion, facilite la prise en main et garantit une adoption durable de la solution.
La méthodologie de l’UX design
La démarche UX suit une méthodologie structurée et itérative, centrée sur les besoins utilisateurs.
Elle se décompose en plusieurs étapes :
- Recherche utilisateur : entretiens, observations et analyses pour comprendre les attentes et usages.
- Définition : des problématiques et des enjeux de chacun.
- Idéation : définition des parcours et des solutions possibles.
- Prototypage : création de maquettes interactives.
- Tests utilisateurs : validation et amélioration des prototypes selon les retours.
- Suivi et évolution : intégration dans la solution finale et amélioration continue.
Cette méthode garantit que chaque fonctionnalité à une réelle utilité et qu’elle répond à un besoin concret.
Le Design Thinking : une approche centrée sur l’humain
Le Design Thinking complète parfaitement la démarche UX. C’est une méthode d’innovation qui place l’utilisateur au cœur du processus de conception, en favorisant la créativité et la co-construction entre les parties prenantes.
Basé sur cinq étapes : Immerssion, définition, idéation, prototypage et test.
Le Design Thinking encourage une compréhension approfondie des besoins réels avant même de penser aux solutions techniques. Appliqué à la GED ou au BPM, il permet d’imaginer, modeler des outils plus intuitifs, qui répondent à la réalité du terrain et non à une logique purement fonctionnelle. En combinant Design Thinking et UX/UI design, les projets deviennent plus pertinents, plus collaboratifs et surtout plus adaptés aux usages concrets des utilisateurs.
Cas client : SEDIF
Dans le cadre du projet du SEDIF (Syndicat des Eaux d’Île-de-France), une démarche complète d’UX/UI design a été intégrée dès la phase de conception.
L’objectif : améliorer la navigation et la recherche documentaire tout en simplifiant l’expérience utilisateur.
Cette approche a permis d’obtenir une interface plus claire, une structure de contenu mieux hiérarchisée et une meilleure accessibilité à l’information.
Les utilisateurs du SEDIF bénéficient aujourd’hui d’une solution GED fluide, intuitive et adaptée à leurs besoins quotidiens.
Conclusion
Intégrer l’UX/UI design dans les projets de GED et BPM, c’est allier technologie et expérience humaine. Grâce à une approche centrée sur l’utilisateur, les projets deviennent plus intuitifs, plus adoptés et plus durables.
